9 características de un buen software de CRM

César Ortegón

Para un negocio exitoso, resulta esencial la gestión de relaciones con los clientes. Pero esta tarea crucial es lenta, tediosa, y también es propensa a errores humanos.

Con diversas opciones de software CRM disponibles, la búsqueda de un sistema que optimice múltiples funciones de nuestra empresa puede ser todo un reto y una decisión crítica. 

¿Cómo sabemos qué características y funcionalidades debemos priorizar en la selección de software?

Un software de Costumer Relationship Management ayuda a automatizar y gestionar el ciclo de vida del cliente para los departamentos de ventas y marketing. 

El programa consolida la información del cliente en un único repositorio para que los encargados puedan organizar y gestionar mejor las relaciones, automatizar procesos comunes, y monitorear el rendimiento o la productividad.

Pero para obtener esos beneficios, debes seleccionar una herramienta adecuada. Analicemos las 9 principales características que encontrarás en un buen software de CRM.

1. Gestión de contactos

Podrás almacenar información de contacto de todos tus leads o prospectos, como nombres, direcciones y cuentas de redes sociales, en una base de datos de fácil búsqueda.

Si bien todo software de CRM ofrece la funcionalidad de administración de contactos, querrás buscar un diseño y usabilidad que tengan sentido para ti. ¿Cómo se disponen los campos? ¿Se siente fácil de usar y está organizado lógicamente?

2. Seguimiento de interacción

Las plataformas que contemplan a mayor profundidad la interacción entre Marketing y Ventas, como el CRM de Hubspot, permiten rastrear el historial de interacción para documentar conversaciones con contactos específicos.

Piensa cuántas veces un lead cambiará de manos a medida que avanza por tu ciclo de ventas. Debes elegir el software CRM que permita que las partes necesarias colaboren en conjunto y la información sea accesible para todos. 

3. Lead scoring

Similar a la función de gestión de contactos, la clave aquí es garantizar que el proceso de gestión de leads fluya y transite de una manera que tenga sentido para tu negocio y tu equipo. 

Pídale a un miembro del equipo de ventas que revise estas características para que el software pueda otorgar una calificación a tus leads, y así acelerar tu proceso de ventas.  

4. Integración de correo electrónico

Integrar el correo electrónico permite la gestión y segmentación de listas de contactos, así como crea una base centralizada para las comunicaciones tanto internas como  externas. 

Piensa en cómo se comunica tu equipo principalmente. Si no están acostumbrados a colaborar dentro de una plataforma, es posible que desees priorizar un software CRM con capacidades de integración de correo electrónico.

5. Gestión documental

La administración de documentos es una excelente característica de CRM, si tienes un gran equipo involucrado en tus acciones de marketing y ventas. 

Recopila, carga, almacena y comparte documentos en una plataforma centralizada, lo que facilita el acceso de todos los involucrados a la información. Esto garantiza que todos los miembros del equipo estén informados y promueve una experiencia fluida, coherente y constante para tus clientes.

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6. Funciones de ventas

Si la naturaleza de sus productos o servicios a menudo requiere  de idas y vueltas sobre contratos, cotizaciones y propuestas, entonces implementar ese proceso dentro de tu software CRM es una característica muy útil para desarrollar los procesos de ventas. 

7. Gestión del pipeline de ventas

Si tiene un ciclo de ventas muy largo, puede ser una buena idea priorizar esta función al adquirir un buen software de CRM. Tener una vista panorámica de todo tu pipeline de ventas, ayudará a evitar que los prospectos se detengan o abandonen el proceso. 

8. Automatización del flujo de trabajo

Las plataformas con mayor gama de funciones, permiten la automatización de las tareas repetitivas, creando flujos de trabajo que activen acciones o envíen recordatorios de seguimiento para las próximas acciones.

9. Informes 

Con la funcionalidad de informes o análisis en tiempo real, puedes generar documentos basados ​​en factores como la geografía, la etapa del ciclo en la que se encuentra el potencial cliente, e incluso reportes un miembro individual del equipo de ventas. 

Este tipo de detalle permite solucionar problemas de manera efectiva a medida que surgen, y mantener una comprensión profunda de todo el proceso.

Conclusión

A pesar de que el sistema que selecciones debe ser el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa, un programa de gestión efectivo permite a los usuarios estandarizar los flujos de trabajo y los procesos asociados con las ventas, el marketing y la atención al cliente, para mejorar la coordinación entre estos equipos.

Un buen software de gestión de relaciones con los clientes también permite a tu empresa gestionar mejor las interacciones, brindar soporte al mantener relaciones a través de sistemas y procesos confiables, e integra procesos de marketing, ventas y servicios claves en todos los departamentos.

Estas plataformas permiten a los usuarios acceder a información de clientes y leads en las reuniones.  Y algunas soluciones logran que  los usuarios sincronicen información a través de múltiples dispositivos, proporcionando información actualizada del cliente desde cualquier punto de acceso y a cualquier hora, revolucionando la forma de gestionar un equipo de ventas en la actualidad.  

 

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