¿Tienes problemas para hacer crecer tu empresa a pesar de todos los esfuerzos y recursos invertidos? Entonces la planeación estratégica es la solucion que necesitas para planificar el camino hacia el logro de los objetivos estratégicos y empresariales.
En nuestra experiencia, cuando hablamos con gerentes y dueños de empresas, muchos nos manifiestan que una de sus principales metas es hacer crecer su negocio y a la vez ser rentables, pero tienen gran dificultad para lograr dichos objetivos, ¿la razón? tiene que ver con algunas de las siguientes situaciones:
- No cuentan con un plan de crecimiento claro
- Tienen un plan estratégico, pero nadie lo ejecuta y monitorea (reposa en un cajón)
- Trabajan sobre la marcha y el afán del día a día
- No asignan un presupuesto para el crecimiento de la empresa
Bien dice la famosa y célebre frase de la película Alicia en el país de las maravillas “Quien no sabe para dónde va, cualquier camino le sirve...”. Esta frase refleja bastante la situación de muchas empresas cuando no cuentan con una planeación estratégica y se puede evidenciar cuando no tienes respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Dónde queremos estar en X años?”
- ¿Cómo quiero que mi negocio sea visto?”
- ¿Qué tamaño quiero que tenga?”
- ¿A qué tipo de clientes llegar?”.
La falta de visión a corto, mediano y largo plazo es un gran riesgo para cualquier empresa. No tener metas claras y bien definidas llevará a la empresa a desperdiciar tiempo y recursos valiosos. Como dice la frase “Si no planificas el éxito, estás planificando el fracaso”.
Entonces, para hacerle frente a este desafío, es importante que entiendas qué es un plan estratégico y por qué es importante. Una vez tengas claro el concepto, te mostraremos los pasos que deberás llevar a cabo para hacer la planeación estratégica de tu empresa.
¿Qué es un Plan Estratégico?
Un plan estratégico es un plan de actuación donde los líderes y directivos de la empresa definen todo lo que la empresa necesita lograr para cumplir con su misión y alcanzar la visión de la empresa.
En este documento estratégico también se especifican las estrategias y tácticas que se ejecutarán.
¿Qué es la planeación estratégica?
La planeación estratégica es un proceso mediante el cual se involucra a toda la organización para determinar de manera conjunta los objetivos, las metas y los planes de acción que conducirán al alcance de los objetivos estratégicos.
La planeación estratégica se ideó con un enfoque sistémico de la organización y asume una perspectiva del futuro de la empresa a largo plazo, y se basa en la identificación de los impulsos clave.
Importancia de la planeación estratégica en la empresa
Todas las empresas sin importar su tamaño, deben tener un plan estratégico, de esta manera, podrán alinear a toda la organización hacia el cumplimiento de la misión y el alcance de su visión.
Cuando en una empresa no hay un plan, cada persona dentro de la organización va por su propio camino y a su propio ritmo sin saber que existen unas metas, compromisos y objetivos que se quieren alcanzar.
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Algunas ventajas al tener un plan estratégico en la empresa:
- Reducción de la incertidumbre y manejo del riesgo
- Aumento en el compromiso y la motivación de los empleados
- Mayor eficiencia y optimización de los recursos de la empresa
- La empresa adquiere ventaja competitiva
- Enfoque en objetivos y resultados
- Aumento de la rentabilidad
¿Quién realiza el plan estratégico?
Para la elaboración del plan estratégico se debe contar con la participación de todos en la empresa, pero la responsabilidad de realizarlo recae sobre la gerencia y los directivos o un asesor externo que colabore y guíe el proceso.
Es muy importante que la gerencia designe a un líder que se dedique exclusivamente al desarrollo del plan estratégico.
El lider del plan estratégico debe involucrar a todas las personas de la organización para identificar los problemas y las oportunidades, para formular estrategias que ayuden a conseguir los objetivos marcados y entre todos contribuir a su éxito.
Estructura de un plan estratégico
Para elaborar el plan estratégico se deben tener en cuenta una serie de elementos que no pueden faltar puesto que son cruciales para su desarrollo, estos elementos son:
- Misión
- Visión
- Valores
- Objetivos
- Estrategias
- Tácticas
- Plan de acción
6 consideraciones claves para la planeación estratégica
Es importante que resaltamos algunas consideraciones que son muy importantes para elaborar el plan estratégico de una empresa de cualquier tamaño.
- La planeación estratégica es un proceso: no basta con tener el documento con el plan estratégico, hay que ejecutar todas los planes y acciones que se han plasmado en el, debes designar responsables, fijar indicadores y medir todo el tiempo. Es un proceso continuo y no algo que termina en el papel.
- Comunicar el plan estratégico: el plan estratégico no debe ser un secreto de estado, es decir, que solo lo conocen los directivos de la empresa. Una buena práctica es comunicarlo y explicarlo a todos en la organización, esto llevará a las personas a entender su rol y su alcance para el logro de los objetivos.
- Requiere consideraciones de orden global: esto significa que no puedes hacer la planeación estratégica en la empresa mirando solamente hacia el interior de la misma o solo analizando a la competencia, debes analizar otra serie de elementos que pueden afectar a la organización.
Liderazgo por parte de la empresa: el gerente de la empresa debe liderar y motivar a todos en la organización para que el plan estratégico tenga éxito. Debe ser la persona más comprometida en que dicho plan se lleve a cabo. - Mantener el optimismo: cuando estás en el proceso de planeación estratégica, a veces te pueden sentir bloqueado, pero se trata de mantener el optimismo en todo momento y ver las oportunidades que no todos pueden ver para sacar el proyecto adelante.
- Trabajo en equipo: es un proceso donde se requiere de la participación activa o pasiva de todas las personas en la organización, no es un proceso que se trabaje a puerta cerrada.
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Herramientas de la planeación estratégica
Te preguntarás ¿Cuáles son las herramientas que se utilizan para hacer la planeación estratégica? Antes de entar en detalles acerca de los pasos para hacer el plan estratégico de tu empresa, nos gustaría explicarte qué herramientas puedes utilizar para llevar a cabo dicho proceso.
Análisis del entorno general: Análisis PESTEL
Con el análisis PESTEL podrás revisar los aspectos macroeconómicos que te permitirán identificar las amenazas y las oportunidades de tu empresa.
En el análisis PESTEL se analizan los siguientes factores:
- P - Político
- E - Económico
- S - Social
- T - Tecnológico
- E - Ecológico
- L - Legal
La manera correcta de hacer el análisis PESTEL dentro del proceso de planeación estratégica es preguntándote cómo estos 6 factores afectan a tu empresa, tanto positiva o negativamente, es decir, si se consideran una oportunidad o amenaza para la misma.
Análisis del entorno específico: 5 fuerzas de porter
El modelo de análisis de las 5 fuerzas de porter fue ideado por el economista Estadounidense Michael Porter.
Con este modelo de las 5 fuerzas podrás analizar qué tan competitivo es tu sector y cuál es la capacidad de negociación con los clientes y proveedores. Para esto, debes analizar:
- Poder de negociación de los clientes
- Rivalidad entre competidores
- Amenaza de entrada de nuevos competidores
- Poder de negociación de los proveedores
- Amenaza de entrada de productos sustitutos
Las 5 fuerzas de Porter son esencialmente un gran concepto de los negocios por medio del cual se pueden maximizar los recursos y superar a la competencia, cualquiera que sea el giro de la empresa.
Análisis DAFO o SWOT
Una vez realizado el análisis interno y externo de la empresa te preguntarás ¿qué hacer con el resultado de estos dos análisis? La respuesta está en la el análisis DAFO y la matriz DAFO.
Esta herramienta te ayudará a visualizar el estado actual de la empresa a nivel interno y externo en 4 dimensiones:
- Oportunidades
- Amenazas
- Fortalezas
- Debilidades
En nuestra plantilla podrás asignar un puntaje a cada fortaleza, oportunidad, amenaza y debilidad con el objetivo de priorizar las más importantes.
Matriz DAFO
Ahora que has realizado el análisis DAFO sabes cuál es la situación de tu empresa, pero necesitas saber cómo llegar a tu metas, para eso, utilizarás la matriz DAFO.
En esta matriz vas a definir qué estrategias vas a poner en marcha para favorecer la situación de la empresa. Para esto, vas a seguir los siguientes pasos:
- En la matriz DAFO vas a colocar las oportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades que tengan el mayor puntaje.
- Paso a seguir, vas a formular con tu equipo de trabajo diversas estrategias que aprovechen las fortalezas y oportunidades para contrarrestar las debilidades y amenazas.
- Asigna un puntaje a cada estrategia y junto con tu equipo utiliza el principio de pareto para seleccionar ese 20% de estrategias que lograrán ese 80% de los resultados.
Con la combinación del análisis y matriz DOFA podrás maximizar y aprovechar las oportunidades y fortalezas, y minimizar o eliminar tus amenazas y debilidades.
Pasos para elaborar un plan estratégico
Para poder elaborar el plan estratégico es importante seguir una serie de etapas que te ayudarán en el proceso. A continuación te mostraremos a lo largo de 5 fases cómo hacer la planeación estratégica en tu empresa.
Fase 1 - Direccionamiento estratégico
El direccionamiento estratégico se refiere a la formulación de las finalidades y propósitos que tiene la empresa para el mediano y largo plazo. En esta fase se define: la misión, la visión, los valores corporativos y la propuesta de valor.
Misión, visión, valores, estrategia corporativa y propuesta de valor
Antes de avanzar con cualquier estrategia debes priorizar 4 elementos que serán los pilares de la organización.
Misión:Aquí debes declarar el propósito o la razón por la cual tu empresa existe. En ella se define el papel específico que la organización desea desempeñar para ser competitiva en su entorno.
La misión debe inspirar y orientar el rumbo de la empresa. Para declarar la misión de tu empresa debes responder a preguntas como:
- ¿Quiénes somos?
- ¿A qué nos dedicamos?
- ¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos?
- ¿Cómo lo hacemos?
Visión empresarial: La visión es la representación futura de cómo será la empresa ante los ojos de los clientes, proveedores, socios, empleados y otros grupos de interés.
Para poder definir la visión debes responder a preguntas como:
- ¿Qué y cómo queremos ser dentro de X años?
- ¿En qué nos queremos convertir?
- ¿Para quién trabajaremos?
- ¿En qué nos diferenciaremos?
La visión de una empresa debe retar e inspirar a todos en la organización para que así, cada persona se identifiquen con ella.
Valores corporativos:Aquí debes describir cuáles son los valores que representan la cultura organizacional de tu empresa. Estos fundamentan el código de conducta de las personas en la organización.
Estrategia de negocio: Es el plan que determina los objetivos a largo plazo que debe seguir la empresa, así como las acciones y recursos requeridos para lograrlos.
La estrategia corporativa debe de contestar a la pregunta de "cómo se pretende lograr la misión, visión y valores".
Michael Porter, considerado como el padre de la estrategia moderna identifica 3 estrategias competitivas por medio de las cuales puedes lograr el crecimiento de tu empresa.
1. Liderazgo en costos: Esta estrategia se enfoca en ofrecer el precio más bajo del mercado a través de la reducción de tus costos.
2. Diferenciación: Consiste en ofrecer productos o servicios que el mercado perciba como únicos y con atributos que los hacen distinguirse con respecto a la competencia.
3. Enfoque: Al concentrarse en un segmento específico del mercado y lograr la especialización en cuanto a necesidades o preferencias de este grupo se logra mayor eficiencia.
Propuesta de valor:Tu propuesta de valor es el motivo por el que los clientes te eligen. Es la respuesta de por qué tu cliente te compra a ti y no a tu competencia.
Las personas buscan solucionar un problema de una manera que les facilite la vida, por ello, la propuesta de valor es el conjunto de ventajas o diferencias que tu empresa ofrece y que el resto de tus competidores no tiene.
Para definir tu propuesta de valor debes responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué valor aportas a tus clientes?
- ¿Problema qué vas a solucionar?
- ¿Beneficios que obtienen tus clientes si te compran a ti?
- ¿Qué espera tu cliente, para superar sus expectativas?
Fase 2 - Análisis estratégico
El análisis estratégico consiste en analizar el medio en que se desenvuelve la empresa en un determinado momento, tomando en cuenta los factores internos y externos, los cuales afectan o favorecen el funcionamiento de la empresa y el alcance de sus objetivos.
Análisis interno
El objetivo del análisis interno consiste en revisar cómo está tu empresa ahora y cómo ha funcionado hasta ahora.
Con el análisis interno vas a identificar fortalezas que te ayudarán a desarrollar una ventaja competitiva para la empresa, pero también, teayudarán a identificar las debilidades que pueden colocar en desventaja a la empresa ante sus competidores.
Algunos aspectos que puedes revisar son:
- La estructura y organigrama de la empresa
- Los productos o servicios que ofreces
- Tipo de clientes al que te diriges
- Diagnóstico de tu presencia digital
- Análisis financiero
- Revisión de tus procesos
Análisis externo
El objetivo del análisis externo consiste en revisar cómo la empresa interactúa con su entorno en relación a:
- Clientes
- Proveedores
- Competidores
Dentro del análisis externo también se incluyen otros agentes de carácter más global como: político, económico, social, tecnológico y legal.
Fase 3 - Formulación estratégica
En la fase de la formulación estratégica nos enfocaremos en definir los objetivos estratégicos, los cuales son necesarios para poder alinear a toda la organización y poder cumplir con la misión que nos llevará a alcanzar la visión de la organización.
Algo que debes tener en cuenta para formular los objetivos estratégicos es que estos, deben estar planteados en un horizonte de entre 3 y 5 años.
Una recomendación que te hacemos al momento de definir tus objetivos, es que estos deben estar definidos con el método SMART.
- Específico (S): El objetivo debe ser lo más concreto posible. Cualquier persona que sepa tu objetivo debe saber que es exactamente lo que pretendes lograr.
- Medible (M): El objetivo debe ser medible, por lo que ha de ser una meta cuantificable.
- Alcanzable (A): Debe ser ambicioso y generar un reto, pero posible de alcanzar.
- Relevante (R): Debe ser importante para la empresa para que se trabaje por alcanzarlo.
- Con un tiempo definido (T): Con un horizonte de tiempo definido para concretarse.
Balanced Scorecard como modelo de gestión empresarial
Para definir los objetivos estratégicos, usaremos el modelo de gestión Balanced Scorecard o también conocido como Cuadro de Mando Integral, ideado por Kaplan y Norton.
El BSC es un modelo que te ayudará a describir los objetivos estratégicos a través de 4 perspectivas: financiero, clientes, procesos y aprendizaje y crecimiento.
La mejor manera para definir los objetivos estratégicos de tu empresa, es examinando cada perspectiva del cuadro de mando integral en forma de pregunta.
- Financiera: Si tenemos éxito ¿cómo nos verán los accionistas? las empresas comerciales con ánimo de lucro tienen como objetivo sacar máximo partido de las inversiones realizadas, por ello, se deben definir objetivos para alcanzar el éxito financiero.
- Clientes: Para alcanzar nuestra visión ¿cómo debemos ser vistos por nuestros clientes? sin consumidores no existiría ningún tipo de mercado, por eso, las empresas deben enfocarse en definir objetivos que cubran las necesidades de los clientes (precios, calidad, tiempos, imagen, entre otras).
- Procesos: Para lograr el éxito y satisfacer a nuestros clientes, accionistas y alcanzar nuestra visión ¿en qué procesos debemos mejorar y ser excelentes?
- Aprendizaje y crecimiento: Para garantizar los mejores procesos ¿Cómo podemos aprender y mejorar todos en la organización? los objetivos en esta perspectiva son necesarios para conseguir excelentes resultados en las tres primeras perspectivas del cuadro de mando.
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Una particularidad de los objetivos estratégicos que se especifican en el Balance Scorecard es que se definen de arriba hacia abajo, pero se ejecutan de abajo hacia arriba.
3 Pasos para elaborar el Balanced Scorecard
Una vez que has decidido poner en práctica esta metodología en tu organización, es importante que antes de iniciar el proceso conozcas los pasos que son necesarios para llevar a cabo con éxito su implementación.
1.Definir el direccionamiento estratégico
Este proceso lo has realizado en la fase 1 del direccionamiento estratégico. Es importante tenerlo definido puesto que aquí se definen las bases sobre las que se soporta la estrategia. En este proceso debes tener definido: misión, visión, valores y la estrategia empresarial que vas a seguir.
2. Prepara el mapa estratégico
Un mapa estratégico es una completa representación visual de la estrategia de la organización, describe el proceso de creación de valor mediante una serie de relaciones de causa y efecto entre los objetivos de las cuatro perspectivas del BSC.
3. Realiza el formato del BSC
Teniendo los objetivos categorizados y priorizados, es momento de realizar el formato del BSC, el cual esta compuesto de varias columnas con conceptos importantes.
En nuestro KIT de plantillas para hacer tu plan estratégico te facilitamos una plantilla del BSC muy completa, entre otras herramientas para que realices tu plan estratégico.
Algunos conceptos que encontrarás en un Balanced Scorecard:
- Objetivo: Lo que se quiere lograr, por ejemplo, incrementar las ventas de la empresa.
- Meta a lograr: Se describe cuantitativamente lo que se quiere lograr, ejemplo, aumentar un 30% con respecto al año anterior.
- Indicador: Nombre del indicador, por ejemplo, Incremento de las ventas comparado contra las ventas del mismo periodo del año anterior.
- Fórmula: Aquí se describe cómo se medirá el indicador.
- Unidad de medida: En qué unidades está el indicador (porcentual, dinero, tiempo, etc).
- Fuente de información: Se describe de qué fuente se tomarán los datos, por ejemplo, contabilidad.
- Medición: Aquí es importante definir cada cuánto se medirá el indicador y quién o quiénes serán los responsables.
- Línea base: Aquí se coloca el dato que se tiene actualmente, es decir, el punto de partida.
- Indicador visual de Resultados: Normalmente se utilizan los colores verde, amarillo y rojo para indicar el grado de cumplimiento del objetivo. Algunos formatos utilizan % de cumplimiento.
- Plan de acción/Iniciativas Estratégicas: Todo lo que se necesita realizar para lograr el objetivo, por ejemplo, visitar 30 prospectos al mes por vendedor.
El BSC es considerado por muchos empresarios como una herramienta insustituible para alcanzar el éxito en la gestión de sus empresas, puesto que les permite contribuir de forma eficaz en la visión empresarial, a mediano y largo plazo.
Fase 4. Implementación de la estrategia
Esta fase consiste en la implementación del plan estratégico y el control de su ejecución. La etapa de implementación debe poner en acción la estrategia diseñada en la fase anterior.
La última fase del proceso de elaboración e implementación del plan estratégico está enfocada en el control estratégico que tiene como finalidad asegurar el cumplimiento del plan estratégico y comprobar que se están alcanzando los objetivos previstos en el mismo.
El proceso de control implica medir los resultados de las acciones emprendidas a través de los KPI definidos en el BSC, diagnosticar el grado de cumplimiento de los objetivos previstos y, en su caso, tomar medidas correctivas.
Algunos pasos que puedes seguir son:
- Sensibilización a todo nivel: debes sensibilizar sobre la misión, la visión, los objetivos y estrategias con todos los miembros de la organización. Recuerda que el plan estratégico no es un secreto de estado.
- Socialización de planes de acción: asigna las tareas y responsabilidades a cada una de las personas cuyas acciones impactarán en la ejecución del plan estratégico. Recuerda hacer seguimiento e ir midiendo para mantener el compromiso de las personas.
- Capacitación: ahora comienza un nuevo ciclo en la organización, es importante que evalúes las fortalezas y debilidades de tu equipo de trabajo y capacites a tu personal en las áreas de mayor debilidad. Recuerda que todo el conocimiento debe ser aplicado inmediatamente para generar una cultura de mejora continua.
- Lidera el cambio: es importante que el líder de la organización sea el más comprometido con la ejecución del plan estratégico, y su rol debe ser el de motivar y mantener el interés de las personas para su cumplimiento.
Conclusiónes
Dedicar el tiempo y el esfuerzo que requiere la elaboración del plan estratégico te mostrará el camino que debe seguir la empresa para lograr sus objetivos, pero ejecutarlo y medir cada acción en el día a día marcará la diferencia entre ser una empresa exitosa y rentable o una que sobrevive en el día a día.
Recuerda, esta frase "quien no sabe para dónde va, cualquier camino le sirve".
¿Qué tal te ha parecido esta guía para elaborar el plan estratégico de tu empresa? dejanos tus comentarios y compartenos tu experiencia o inquietudes.
