Automatizar cualquier proceso requiere de un líder capaz de tomar las decisiones correctas, para que exista una integración alineada y efectiva a través del tiempo.
La automatización del proceso de ventas no solo involucra a los vendedores y su departamento, sino que de este salto tecnológico puede depender la rentabilidad de toda la empresa. Por esta razón, aquí nos enfocaremos en analizar la manera correcta para implementar un nuevo sistema de ventas.
Qué es un proceso de ventas
Un proceso de ventas o proceso comercial es un conjunto de actividades y tareas que desarrolla un equipo de ventas a través de diferentes etapas. Estas van desde la prospección hasta el cierre final de la venta.
Un proceso de ventas podría establecerse de la siguiente manera:
- Prospectar (identificar oportunidades)
- Llamar y conectar (mensaje de ventas - cómo ayudo)
- Evaluar el potencial del prospecto (encaje e interés)
- Propuesta comercial
- Negociación
- Cierre
Te dejo este artículo donde hablamos sobre cómo desarrollar un proceso de ventas moderno para tu empresa.
Elementos de un proceso de ventas automatizado
Un buen sistema de CRM ofrece una estructura equilibrada entre todos los elementos que conforman el debido funcionamiento de un proceso de ventas, indiferentemente del sector o rubro de tu empresa.
Desde el punto de vista del vendedor, un sistema de ventas debe cumplir con dos prioridades:
- La primera es un aumento de la eficiencia, en cuanto a tiempo y recursos.
- Y la segunda prioridad, es de calidad y relevancia.
Se trata de cómo el software logra crear un entorno positivo en cada una de las interacciones de venta, y que además sus funcionalidades aporten información y estadísticas de valor.
La combinación de ambos aumenta la productividad. Es decir, un sistema CRM que respalda al equipo de ventas, genera como resultado:
- Más oportunidades
- Ciclos de ventas más cortos
- Tamaños de negocios más grandes
- Mejores tasas de cierres
Si un representante de ventas sabe que puede obtener eso de un sistema, es más fácil motivarlo para que lo use. Mientras que a nivel directivo, la gerencia recibe el monitoreo y la información que tanto desea de forma inmediata y reveladora.
¿Qué automatizar en un proceso de ventas?
La automatización del proceso de ventas, especialmente en los casos en que el ciclo de compra por parte del prospecto es largo, permite optimizar el trabajo tanto del director comercial como del equipo de ventas, agilizando todas aquellas tareas rutinarias que hacen perder mucho tiempo y no generan valor añadido.
Para ganar en eficiencia, conseguir optimizar al máximo el trabajo del equipo de ventas y mejorar la rentabilidad de la empresa, es fundamental automatizar el embudo o funnel de ventas, especialmente cuando los representantes comerciales tienen un volumen alto de prospectos y las tareas del día a día colapsan su productividad.
Aquí te dejo algunas tareas que puedes automatizar:
- Prospección
- Asignanción de propietarios y rotación de prospectos
- Enrriquecimiento de leads
- Calificación de contactos
- Creación de contactos y negocios
- Programación de reuniones
- Tareas, llamadas y alertas
- Automatización de informes
Automatización del proceso de ventas según tus objetivos
Los objetivos son una forma de medir la efectividad de tus ventas, y este indicador empresarial puede agregarse a los sistemas automatizados.
Utilizados adecuadamente, los objetivos proporcionan una imagen precisa de cómo se está desempeñando una parte específica de todo el proceso de comercialización, o los procesos de marketing y ventas por separado y a detalle.
Por ello, es fundamental comenzar las automatizaciones recordando tus objetivos finales de marketing, así como tu presupuesto y tácticas para optimizarlo.
Realizar este análisis asegura que tus automatizaciones estén alineadas con tus principales objetivos.
Una vez implementada la automatización del proceso de ventas, los objetivos pueden ser canalizados a través del sistema de CRM. Lo ideal sería que la herramienta asista al equipo de ventas con el fin de alcanzar sus metas, y toda la información quede registrada para ayudar a la toma de decisiones.
En pocas palabras, los objetivos deben ser transmitidos tanto al equipo de ventas como al sistema, para lograr que entre ambos recursos se obtenga el escenario esperado.
El CRM de Hubspot, es un ejemplo del balance que debe existir entre el personal y las plataformas de automatización, ya que registra la actividad de los potenciales clientes de manera automática.
Con toda la información de tu embudo de ventas actualizado en un solo sitio, se puede lograr que tanto el sistema como el equipo de ventas realicen las acciones necesarias para convertir a un lead en cliente, siendo esta la clave para que la automatización logre disminuir tiempos y costos.
¿Cómo monitorear los resultados del equipo?
Para supervisar los resultados obtenidos con el software, así como medir el desempeño regular del equipo de ventas, la accesibilidad a estos sistemas nos permite hacer una revisión exhaustiva de cada cliente potencial, y a la vez tener una visión más amplia de cada uno de los resultados.
Afirmando que a través de la mayoría del software exitosos se pueden lograr dos objetivos precisos y fundamentales:
Revisar la información e historial de cada prospecto
Si tus objetivos fuesen lograr que un lead o potencial cliente realice una descarga de contenido, formalice una suscripción o registro, o simplemente contacte a tu equipo de ventas, un sistema eficiente almacena todas estas interacciones para brindarte una potencial ventaja.
Pero esta información no solo refuerza el accionar de tu equipo de ventas para impulsar el lead hacia la decisión de compra, sino que también permite supervisar en qué momento del embudo de ventas se está generando mayor retraso.
Y a su vez, monitorear a detalle el historial de cada lead, permite analizar a mayor profundidad qué tipo de acciones pueden realizar los vendedores para agilizar el proceso de manera personalizada, y así obtener una mayor rentabilidad de acuerdo a la complejidad de tu ciclo de ventas.
Obtener una visión global del proceso de ventas
Cuando los ciclos de ventas son más dinámicos, e involucran mayor cantidad de personas y recursos, la automatización permitirá tener una visión general de los resultados en tiempo real.
Estos datos no solo te permitirán generar informes de manera rápida, sino que serán la alerta para la toma de decisiones en el día a día.
El análisis que realizamos de estas cifras, nos ayudará a entender mejor el negocio, para así generar a futuro acciones preventivas que ayuden a mantener un crecimiento exitoso, constante y afín a los objetivos.
Conclusión
Los tiempos en los que las compañías solamente venden han terminado. Con Internet como un importante agente de transformación, el enfoque debe centrarse cada vez más en los ciclos de compra.
La razón es simple, el cliente tiene mucho más control sobre ese proceso de lo que solía hacerlo, gracias a todas las herramientas y canales que dispone para informarse, antes optar por la decisión de compra real.
Vender con éxito significa saber mantener la perspectiva en las necesidades de los clientes y sus interacciones en el ciclo de compra.
Y este conocimiento adquirido, es lo que permite al representante de ventas ofrecer la información que el futuro cliente necesita, mientras que las tecnologías son los instrumentos que sirven para acompañar de manera eficiente la optimización de todos estos procesos, con el fin de alcanzar los mejores resultados. 
